CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Les conditions de vente présentes font partie intégrante du contrat de prestation de service conclu entre la société Carnets d’Asie et tout voyageur qui lui achète un séjour.
Dans certains cas, par exemple selon le type de séjour, la période du voyage, le lieu de déroulement, le nombre de participants, des conditions particulières peuvent s’appliquer. Elles sont alors communiquées sur le devis de voyage et prévalent sur les conditions ci-contre.

Le voyageur qui confirme par courrier électronique ou par oral, la réservation des prestations organisées par Carnets d’Asie, pour lui-même ou pour d’autres personnes, reconnaît avoir pris connaissance, transmis au autres personnes , et accepté les conditions de vente présentes.

1. Commande des prestations et paiement de l’acompte

Lorsque le voyageur confirme son accord sur le programme et les tarifs définitifs par courrier électronique ou par oral, la commande est considérée comme passée par celui-ci. Un contrat de prestation de services est envoyé au voyageur et les modalités de paiement de l’acompte sont précisées par l’agent en charge du dossier.

La responsabilité de Carnets d’Asie à réaliser les prestations prévues au programme n’est engagée qu’après le paiement par le voyageur de l’acompte d’un montant de 25% du prix total du séjour. Dans certains cas particulier, comme le début imminent du séjour, un nombre important de participants, en période de haute saison, Carnets d’Asie se réserve le droit de demander un acompte plus important.

Carnets d’Asie s’engage alors à assurer en faveur du voyageur tous les prestations inscrites expressément dans le programme du voyage, construit en concertation avec ce dernier, et arrêté d’un commun accord.

Tout paiement d’acompte n’ayant pas été effectué dans les 15 jours suivant la validation du programme définitif par le voyageur pourra entraîner l’annulation de la commande.

En cas d’indisponibilité post-réservation imprévisible d’une ou de plusieurs prestations prévues (hébergement, vols domestiques, train…), Carnets d’Asie s’engage à proposer des solutions de remplacement équivalentes.

2. Validité des tarifs

Les tarifs des programmes sont indicatifs et ne peuvent être confirmés qu’au moment où le voyageur conclut le contrat d’achat avec Carnets d’Asie.

Les tarifs sont valides pendant la durée précisée dans la tarification du programme.

Cependant, ces tarifs pourront exceptionnellement faire l’objet d’un réajustement pendant leur période de validité dans le cas où serait observé, entre le moment de l’établissement du devis et l’arrivée du voyageur, un taux d’inflation mensuel supérieur à 2%, conséquence d’une fluctuation importante du taux de change, d’une taxe nouvellement promulguée, d’une hausse de la T.V.A., d’une augmentation importante et inhabituelle du prix des transports. Une demande de réajustement sera alors adressée au client qui pourra soit l’accepter, soit la refuser. En cas de refus par le client,Carnets d’Asie se réserve le droit d’annuler le programme et devra rembourser au voyageur l’acompte qu’il avait versé, déduction faite des frais bancaires.

3. Paiement du solde

Lors d’un séjour commençant par une arrivée sur Hanoi, le voyageur doit payer à Carnets d’Asie la somme restante du prix total de son séjour au commencement du voyage. Le voyageur peut cependant s’acquitter de son solde à tout moment avant son arrivée s’il le souhaite.

Lors d’un séjour commençant par une arrivée dans tout autre lieu que Hanoi, et qu’il n’y a donc pas possibilité pour le voyageur de venir régler son solde au bureau de Carnets d’Asie au moment du commencement de son tour; le voyageur devra s’acquitter du solde 1 mois avant le départ de son séjour suivant les modalités de paiement énumérées et acceptées au paragraphe 14.

En cas de non paiement du solde selon les conditions indiquées ci-dessus, la commande du voyageur sera considérée comme annulée par celui-ci, et les pénalités du paragraphe 6 pourront être appliquées.

4. Modification du programme de voyage

Toute demande de modification par le voyageur après réservation, avant le départ ou pendant le tour sera étudiée par Carnets d’Asie qui s’efforcera d’y répondre positivement.

En finalité Carnets d’Asie se réserve le droit d’accepter ou de refuser la requête du voyageur, et tous les frais éventuels engendrés par les modifications du programme seront à la charge du voyageur, déduction faite des prestations non utilisées que Carnets d’Asie pourrait se faire rembourser par ses partenaires.

Le report de date après réservation est considéré comme une modification du programme.

5. Modification du nombre de participants avant départ

5.1 Sur un séjour sur mesure, entre amis ou en famille :

Les devis sur mesure de Carnets d’Asie sont cotés entre autre en fonction du nombre de participants. Le coût des prestations communes au groupe, tel que la voiture, est réparti sur le nombre de participants (à l’opposé des prestations dévolues à un individu en particulier comme un repas). Ainsi tout changement du nombre de participants avant le commencement du séjour entrainera obligatoirement un réajustement de la cotation du devis et donc du prix de vente par personne.
Pour la ou les personnes annulant leur séjour, les conditions d’annulation du paragraphe 6 s’appliquent.
En cas de désaccord des participants restant avec le nouveau prix de vente, Carnets d’Asie se réserve le droit d’annuler le séjour et remboursera intégralement les participants déduction faite des frais bancaires engagés par les 2 parties.
5.2 Sur notre formule de séjour en petit groupe

La formule de voyage en petit groupe fonctionne sur le principe de prix dégressif en fonction du nombre de participants, limité à 10 personnes maximum. La volonté de participer à ces séjours dépend en partie du prix affiché à un moment donné en fonction du nombre de participants déjà inscrits. Le prix final du voyage par personne est déterminé 30 jours avant le départ du voyage, ce qui correspond à la clôture des inscriptions.
Toute annulation d’un participant dans les 30 jours avant le départ entraînera le non remboursement de l’acompte équivalent à 35% du prix du voyage sur la base de 2 participants. Cela permet à Carnets d’Asie de garantir aux personnes restantes sur le voyage le prix fixé et réglé à la clôture des inscriptions. Pour plus de détails se référer au paragraphe 6.2.

6. Annulation totale avant le départ

En cas d’annulation du voyage, le client devra s’acquitter des pénalités suivantes.

6.1 Pour un séjour sur mesure :

5% du prix total du voyage pour une annulation nous parvenant dans un délai égal ou supérieur à 45 jours avant la date prévu du début su séjour.
10% du prix total du voyage pour une annulation nous parvenant de 31 à 45 jours avant la date prévu du début su séjour.
15% du prix total du voyage pour une annulation nous parvenant de 15 à 30 jours avant la date prévu du début su séjour.
20% du prix total du voyage pour une annulation nous parvenant de 8 à 14 jours avant la date prévu du début su séjour.
25% du prix total du voyage pour une annulation nous parvenant moins de 7 jours avant la date prévu du début su séjour.

6.2 Pour une formule de voyage en petit groupe :
5% du prix total du voyage pour une annulation nous parvenant dans un délai égal ou supérieur à 45 jours avant la date prévu du début su séjour.
10% du prix total du voyage pour une annulation nous parvenant de 31 à 45 jours avant la date prévu du début su séjour.
35% du prix total du voyage pour une annulation nous parvenant moins de 30 jours avant la date prévu du début su séjour.

Ces règles s’appliquent quelle que soit la raison de l’annulation. Cependant suivant la nature de l’excursion ou du séjour, sa durée, ou suivant sa période de déroulement, les conditions peuvent être différentes. Dans tous les cas les conditions d’annulation inscrites sur le devis prévalent à celles indiquées ci-contre.

7. Annulation partielle et prestations non utilisées

Tout séjour interrompu du fait du voyageur ne pourra donner lieu à aucun remboursement. De même toute prestation inscrite au programme mais non utilisée du fait du voyageur, ne pourra donner lieu à aucun remboursement de la part de Carnets d’Asie.

Cependant, suivant les motivations du voyageur, Carnets d’Asie s’engage à étudier sa requête, et pourra envisager d’obtenir le remboursement total ou partiel des frais des services non consommés, auprès de ses prestataires de services et selon leurs conditions d’annulation.

8. Force majeur

Dans les cas de force majeur, condition climatique défavorable, guerre civile, grève, état des routes devenus impraticable, annulation ou retard des compagnies aériennes, décision d’un organisme d’état, événements imprévisibles et inévitables qui rendent le voyage soit impossible, soit dangereux pour le voyageur; Carnets d’Asie se réserve le droit d’annuler le voyage, en tout ou partie. Les participants ne pourront en aucun cas prétendre à une indemnité.

Dans tous ces cas d’annulation, Carnets d’Asie s’efforcera de rembourser les services non utilisées déductions faites des frais mentionnés dans les clauses d’annulations appliquées par les différents prestataires de services, hôtels, compagnies aériennes, etc…., des coûts supplémentaires engendrés par cette nouvelle situation, et des frais bancaires.

9. Assurance

Lors d’une participation à un séjour organisé par Carnets d’Asie, le voyageur est tenu d’avoir souscrit une assurance de voyage international, et se doit de fournir à Carnets d’Asie les noms des personnes assurées, les numéros de contrat, les coordonnées de la compagnie d’assurance et le nom des personnes à contacter en cas d’urgence.

Carnets d’Asie peut avancer les frais éventuels d’assistance lorsque se produisent des événements couverts par l’assurance, et s’engage à faciliter l’accomplissement des formalités auprès des autorités locales compétentes et de l’assureur. Les frais avancés devront être remboursé à Carnets d’Asie dans les 30 jours suivant la première intervention.

Carnets d’Asie se décharge de toute responsabilité dans le cas ou le voyageur n’aurait pas souscrit une assurance de voyage avant son départ.

10. Responsabilités et risques

Tout voyageur est tenu de se mettre en conformité avec les règlements de douane, de police et de santé publique du pays d’accueil. Toute violation du règlement du pays d’accueil commise par le voyageur n’est pas sous la responsabilité de Rues d’Asie.

Carnets d’Asie est responsable devant le voyageur en tant qu’intermédiaire entre ce dernier et les différents prestataires de services. Elle doit dans tous les cas faire de son mieux pour assurer la meilleure qualité des services, mais ne saurait être confondu avec ces divers prestataires, qui, en tout état de cause, conservent leur propre responsabilité.

Le voyageur doit être conscient que certaines activités pratiquées comme la randonné, le vélo, les sports mécaniques, etc …, peuvent induire des risques, en raison notamment de l’éloignement des centres médicaux, de l’éventuelle absence de moyens de communication, de l’état des routes, de l’engagement de certaines situations. Le voyageur assume ces risques en toute connaissance de cause et s’engage à ne pas faire porter la responsabilité des accidents pouvant résulter de la pratique des activités organisées avec son consentement à Carnets d’Asie, aux guides, ou aux différents prestataires organisant ces activités.

Le voyageur doit respecter les règles de prudence et de sécurité annoncées par les accompagnateurs locaux ou tout autre agent de Carnets d’Asie.

Carnets d’Asie se réserve le droit d’exclure à tout moment de services organisés par ses soins tout participant dont le comportement compromettrait dangereusement la sécurité de ce dernier ou celle des autres voyageurs ou tierce personne. Le ou les personnes qui feraient l’objet d’une telle mesure ne sauraient prétendre à aucune indemnité.

11. Informations personnelles

Carnets d’Asie s’engage à ne pas vendre ou transmettre vos données personnelles à des organismes tiers non partenaires. Cependant pour des raisons liées à l’organisation et à la réservations des services de votre séjour, certaines de vos informations peuvent être transmises à nos fournisseurs de prestation.
Vos données peuvent également être utilisées pour des courriels d’informations ou de promotions de la part de nos services. A tout moment vous gardez le droit de ne plus recevoir nos lettres d’informations, en vous désinscrivant en ligne grâce au lien prévu à cet effet qui accompagne chaque communication, ou en nous le demandant par courriel.

12. Droits à l’image

Lors de des séjours il se peut que nos guides ou accompagnateurs prennent des photos et que vous apparaissiez sur les clichés. Certaines de ces images pourraient apparaître sur nos outils de communications, sites internet, lettres d’informations, brochures. En aucun cas ces images ne seraient utilisées en dehors du cadre de notre agence ou pour être vendues. Vous pouvez refuser que votre image soit utilisée en nous le signifiant à tout moment.

13. Plaintes et règlement des litiges

Toute plainte relative à la réalisation de l’une des prestations inscrites au programme doit être adressée par écrit, à Carnets d’Asie dans un délai de 30 jours à compter de la fin du voyage.

Tout litige entre le voyageur et Carnets d’Asie doit être réglé en priorité par voie de négociation.

Si aucune solution amiable ne peut être trouvée, la juridiction étatique du lieu de l’exécution du contrat sera compétente pour trancher le litige.

14. Modalités de paiement

Les modes de paiement suivant peuvent être utilisées dans les conditions suivantes :

A) Virement bancaire:

Le virement bancaire peut être effectué en dollars américain, en euros, ou en dong vietnamien sur le compte indiqué par Carnets d’Asie lors de la conclusion du contrat de prestation de services, et selon la devise jugée la plus appropriée par le voyageur. Tous les frais de virement bancaire, qu’ils soient au bénéfice de la banque émettrice, de la banque intermédiaire ou de la banque bénéficiaire, sont à la charge du voyageur.

Le virement bancaire est accepté pour le paiement de l’acompte s’il a lieu au moins 1 mois avant le départ du tour. Pour un règlement d’acompte dans un délai inférieur à un mois avant le départ du tour, Carnets d’Asie peut exiger un règlement par carte bancaire via un système de paiement sur internet sécurisé.

Le virement bancaire est également accepté pour le paiement du solde s’il a lieu 1 mois avant le départ.

B) Paiement sécurisé en ligne avec carte bancaire:

Le paiement en ligne sécurisé permet au voyageur de payer par carte bancaire via Internet, sur un compte en dollars américains. Les modalités précises de paiement sont communiquées par l’agent en charge du dossier à la conclusion du contrat. Des frais de services, s’élevant à 4% du montant à payer, sont alors à la charge du voyageur et rajoutés directement à la facture.

Ce système de paiement en ligne peut être utilisé pour le paiement de l’acompte, et pour le paiement du solde du voyage qui sera alors demandé 1 mois avant le départ du tour.

C) Paiement sur terminal bancaire:

Le paiement sur terminal bancaire au bureau de Carnets d’Asie peut être effectué en dollars américain ou dongs vietnamiens. Il est disponible pour les cartes suivantes : Visacard, Mastercard, American Express, JCB Card et Diners Club.

Des frais correspondant à 3% pour Visa carte et Master carte, à 3,96% pour American Express, et à 3,3 %, pour JCB Card et Diners Club, du montant à payer, sont appliqués. Ces frais sont à la charge du voyageur et ajoutés directement à la facture.

Le règlement sur terminal bancaire est accepté pour le règlement d’acompte des personnes déjà sur place au moment décidé par Carnets d’Asie, et pour le paiement du solde avant le départ du tour.

D) En espèce:

Le paiement en espèce peut être effectué en dollars américains, euros, ou dongs vietnamiens. Il doit être effectué au bureau deCarnets d’Asie ou auprès des personnes expressément désignées par elle, et n’est soumis à aucun frais de paiement.

Il est accepté pour le règlement d’acompte des personnes déjà sur place au moment décidé parCarnets d’Asie, et pour le paiement du solde avant le départ du tour.